Sie machen einen Newsletter? So vermeiden Sie 50.000 € Bußgeld

RECHTSGUT

Ein Impressum ist gesetzliche Pflicht. Wer hier schludert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch die Glaubwürdigkeit der staatlichen Öffentlichkeitsarbeit. Ein Guide zur rechtssicheren Gestaltung.
▶ Pflicht statt Kür: Warum Newsletter rechtlich als „digitale Dienste“ gelten und zwingend eine Anbieterkennzeichnung benötigen.
▶ Die Gretchenfrage: Wann ein einfaches Impressum reicht und wieso Newsletter meist die „erweiterte“ Variante brauchen, die aus dem Presserecht stammt.
▶ Praxis-Checkliste: An welchen Merkmalen Sie erkennen, ob Ihr Format als „journalistisch-redaktionell“ eingestuft wird.

Jeder Newsletter braucht eins. Die Pflicht zum Impressum ist im deutschen und europäischen Medienrecht streng geregelt. Leider hält sich im Geschäftsbereich hartnäckig die falsche Annahme, Rundbriefe seien rein behördeninterne Korrespondenz. Nein, sind sie nicht – sie sind Veröffentlichungen. Das gilt ohne Unterschied für alle Newsletter, die von unseren Redaktionen erstellt werden (dazu: „Das BiP als Brieffabrik – 10 Newsletter, die Sie kennen sollten“).

▶ Rechtlich sind Newsletter eigenständige „Telemedien“, im neueren Sprachgebrauch „digitale Dienste“. Sie fallen in dieselbe Kategorie wie Websites, Blogs oder Social-Media-Profile, die nicht rein privat sind. Auch jede dienstliche E-Mail, die das Haus verlässt.

▶ Ein Impressum ist ein Informationsblock mit Pflichtangaben. Inhalt und Form sind vorgeschrieben. Es genügt nicht, den Titel mit Landeswappen und Behördennamen zu schmücken oder „Ansprechpartner“, „Kontakt“ oder „Redaktion“ zu nennen.

▶ Die Landesmedienanstalt kann 50.000 Euro Bußgeld verhängen, wenn Pflichtangaben „nicht, nicht richtig oder nicht vollständig verfügbar“ sind (§33 DDG).

▶ Abmahngefahr: Auch anwaltliche Abmahnungen durch Private sind möglich, falls diese ähnliche Inhalte publizieren (wettbewerbsrechtlicher Anspruch).

▶ Die Pflicht gilt für jede Art Newsletter, unabhängig von der Vertriebsform: egal, ob Sie ihn eigenhändig oder über Versanddienstleister verschicken, als simplen E-Mail-Text, als PDF oder aus einem WordPress-Blog generiert, ob mit oder ohne Archiv auf BiP-Seiten.

Auch wenn Ihre Redaktion autonom von Ihrer Behörden-Pressestelle publiziert, Ihr Newsletter ist grundsätzlich Teil der staatlichen Öffentlichkeitsarbeit. Hier gelten sehr hohe Maßstäbe für Transparenz und Rechtmäßigkeit.

Was für ein Impressum?

Kein Digitaldienst darf ohne Anbieterkennzeichnung online sein. Die einzige Ausnahme gilt für rein persönliche Inhalte (private Homepage, Hobby- oder Familien-Blog). Für Ihren Newsletter ist keine Frage, ob er ein Impressum braucht, sondern welches: ein einfaches oder erweitertes Impressum?

TYP	CHARAKTERISIERUNG	Anbieterkennzeichnung
Einfaches Impressum § 5(1) DDG und § 18(1) MStV	Reine Selbstdarstellung, engstes Verwaltungshandeln, kurze Terminhinweise, Links, kaum Gestaltung.	Behörde als Dienstanbieter, Vertretungsberechtigter, ladungsfähige Anschrift, 2 schnelle Kontaktwege.
Erweitertes Impressum § 5(1) DDG und § 18(2) MStV	„Journalistisch-redaktionelle“ Inhalte: Nachrichten, Fachbeiträge, Anleitungen, strukturierte Rubriken.	Wie oben PLUS für die Inhalte verantwortliche Person

Darum geht es beim Impressum nicht:

• Manche Dienstanbieter fügen dem Impressum ihre Datenschutzerklärung bei. Für die DSE und die Verarbeitung personenbezogener Daten gibt es viele Regeln. Ein Link zu einer DSE kann auch für Ihren Newsletter zwingend sein. Das ist aber unabhängig von der Impressumspflicht, und die DSE muss auch nicht im Impressum stehen.
• Außerdem finden Sie in manchen Impressen weitere Rechtstexte wie AGB und „Nutzerrichtlinien“, „Copyright-Hinweise“ und „Haftungsausschlüsse“. Jenseits der Frage, ob es sinnvoll ist – es gibt keine Pflicht, so etwas ins Impressum zu schreiben.

Grundpflicht für alle: Das einfache Impressum

Muster-Anbieterkennzeichnung nach § 5(1) DDG und § 18(1) MStV
Dienstanbieter: Niedersächsisches Landesbehördenamt | Vertretungsberechtigt: Dr. Lowa Saxoni [stets die Behördenleitung, bei MK: StS] | Olaf-Lies-Allee 1 | 37082 Gutingi [Ladungsfähige Postadresse] | E-Mail [email protected] | Telefon 0551 1234-567 [für Sofort-Kontaktaufnahme, mindestens zwei Alternativen]

Das war’s schon. Das Gesetz verlangt von Firmen und bestimmten Berufsgruppen weitere Pflichtangaben. Für Sie und Ihren Behörden-Newsletter indes ist das irrelevant. Aber: Bei einem Newsletter ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie ein erweitertes Impressum brauchen. Siehe unten.

FAQ zum einfachen Impressum

Was ist das für eine Rechtsgrundlage: Digitale-Dienste-Gesetz?

Ein Bundesgesetz von 2024, der Vorgänger war das Telemediengesetz (TMG). Das DDG setzt den europäischen Digital Services Act um, eine EU-weite Marktregulierung für Verbraucherschutz und fairen Wettbewerb im Netz. Diese Absicht ist wichtig zu verstehen, weil die Gesetzessprache vorrangig auf Wirtschaft und Technik zielt. Trotzdem erfasst es auch nichtkommerzielle Digitaldienste (Behörden, Non-Profits).

Was ist der Zweck des Impressums?

Für jedermann muss erkennbar sein, wer für Inhalt und Betrieb, den Schutz der User und ihr Recht auf Beschwerde und den Rechtsweg haftet. Am Ende geht es darum, wem ein Kurier persönlich die Gerichtspost in die Hand drückt und wer rechtlich belangt wird. Daher wird eine „ladungsfähige“ Geschäftsanschrift und bei juristischen Personen eine natürliche Person verlangt, die sie rechtsverbindlich vertreten darf.

Wohin mit dem Impressum?

Die Anbieterkennzeichnung muss laut § 5(1) DDG „leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar“ sein. Die Gerichte sind pingelig. Egal wo, egal wer: Ihr Impressum darf nie weiter als zwei Klicks entfernt sein (Zwei-Klick-Regel).
▷ In der E-Mail steht es in der Signatur, in einem PDF am Rand. Bei Platzproblemen ist eine „Light-Version“ ist erlaubt, wenn ein Link zu einer Website mit vollständigem Info-Block führt. Besser sind Komplettangaben in E-Mail und PDF.
▷ Bei E-Mails hat das diesen Vorteil: Die Spam-Filter Ihrer Empfänger prüfen bei offensichtlichen Massensendungen automatisch, ob es ein Impressum gibt. Sie verschlucken sich an Links und könnten Ihren Newsletter blockieren. Vollständige Angaben verringern dieses technische Problem.
▷ Falls Ihr Newsletter als PDF erscheint, sollte das Dokument unabhängig von der E-Mail oder der Webseite, auf der es zum Download steht, seinen Herausgeber benennen. Falls Sie ein festes Layout nutzen, bauen Sie einen Kasten am Rand ein (klein, aber lesbar).
▷ Newsletter-Tools haben meist eingebaute Vorlagen fürs Impressum.

Gilt die DDG-Impressumspflicht wirklich auch uns als nicht-gewerbliche Dienste?

Ja. Als klassisches Markt- und Wettbewerbsgesetz legt das DDG zwar den Fokus darauf, dass Dienste „geschäftsmäßig“ auftreten, im Regefall also gegen Entgelt. Aber es kommt eben nicht darauf an, ob der Anbieter mit dem Dienst Geld verdient, wie Gerichte und auch die Niedersächsische Landesmedienanstalt klarstellen. „Geschäftsmäßig“ ist also zu verstehen als das Gegenteil vom Privathobby oder Gelegenheitskommunikation, es heißt: planvoll, nachhaltig, dauerhaft im öffentlichen Online-Betrieb sowie beruflich oder im Rahmen einer Organisation mit dem Ziel, eine größere Öffentlichkeit zu erreichen.

Für Redaktionen: Das erweiterte Impressum

Wahrscheinlich gehört Ihr Newsletter zu einer Klasse digitaler Dienste, die der Gesetzgeber als „Telemedien mit journalistisch-redaktionell gestalteten Angeboten“ beschreibt. Für diese sieht § 18(2) MStV zwingend eine Zusatzangabe vor. Sie müssen einen inhaltlich, also publizistisch „Verantwortlichen“ benennen.

Muster-Anbieterkennzeichnung nach § 5(1) DDG und § 18(2) MStV
Dienstanbieter: Niedersächsisches Landesbehördenamt | Vertretungsberechtigt: Dr. Lowa Saxoni [stets die Behördenleitung, bei MK: StS] | Olaf-Lies-Allee 1 | 37082 Gutingi [Ladungsfähige Postadresse] | E-Mail [email protected] | Telefon 0551 1234-567 [für Sofort-Kontaktaufnahme, mindestens zwei Alternativen]
Für den Inhalt i. S. d. § 18 Abs. 2 MStV verantwortlich: Karla Kolumna [+ ladungsfähige Postadresse, Kontaktwege, falls anders als oben]

„Journalistisch-redaktionell? Aber wir sind doch keine Journalisten!“, werden Sie sagen. Tatsächlich kommt es darauf nicht an. Worauf es ankommt, erfahren Sie unten im Detail. Vergessen Sie für den Moment den Teilbegriff journalistisch. Ein redaktionelles Produkt ist Ihr Newsletter auf jeden Fall, oder?

FAQ zum erweiterten Impressum

Was für eine Person soll das sein?

Die Vorgabe ist analog zum „verantwortlichen Redakteur“ in den Landespressegesetzen, etwa §§8–9 NPresseG (der berühmte „V.i.S.d.P.“, dem Verantwortlichen im Sinne des Presserechts). Die Kriterien in § 18(2) MStV für diese Person lauten: ständiger Aufenthalt im Inland, unbeschränkt amts- und geschäftsfähig und unbeschränkt strafverfolgbar. Warum? Ein Gericht darf diese Person für alle publizierten Inhalte persönlich (!) belangen, bis hin zu Geld- oder Freiheitsstrafen.

Kann es mehrere inhaltlich Verantwortliche geben?

Ja, aber sie dürfen nicht kollektiv für den ganzen Inhalt verantwortlich sein – das ist ausgeschlossen. Sie müssten für jede Person präzise das Verantwortungsgebiet abgrenzen: „Werden mehrere Verantwortliche benannt, ist kenntlich zu machen, für welchen Teil des Dienstes der jeweils Benannte verantwortlich ist“(§ 18(2) MStV).

Kann die inhaltlich verantwortliche Person identisch mit der vertretungsberechtigten Person sein?

Ja. In der Theorie kann die „Verantwortliche“ identisch mit der Person sein, die den Dienstanbieter juristisch vertreten darf – bei Ihnen also: die Behördenleitung. Praktisch wird von Gerichten indes verlangt, dass die „Verantwortliche“ unmittelbar und selbst in die redaktionelle Produktion und Veröffentlichung eingreifen kann. Das kann die Behördenleitung in der Regel nicht, sondern sie gibt die Aufgabe an Untergebene als aktive Redaktion ab.

Wofür genau ist diese Person verantwortlich?

1. Allgemein: für alles, was sich an rechtlichen Folgen aus der Veröffentlichung der Inhalte ergeben kann. 2. Spezieller: für die Einhaltung der aus dem Presserecht stammenden „Sorgfaltspflichten“ nach § 19(1) MStV und „Gegendarstellung“ nach § 20 MStV.

Der Sorgfalts-Paragraph § 19(1) MStV verlangt, dass Sie Ihre Inhalte vor Veröffentlichung sorgfältig recherchieren und überprüfen. Sie müssen zuverlässig, richtig und sachlich sein. Im Gesetz heißt es wörtlich:

• „Telemedien mit journalistisch-redaktionell gestalteten Angeboten […] haben den anerkannten journalistischen Grundsätzen zu entsprechen. 

• Gleiches gilt für andere geschäftsmäßig angebotene, journalistisch-redaktionell gestaltete Telemedien, in denen regelmäßig Nachrichten oder politische Informationen enthalten sind und die nicht unter Satz 1 fallen. 

• Nachrichten sind vom Anbieter vor ihrer Verbreitung mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt auf Inhalt, Herkunft und Wahrheit zu prüfen. […]“

Nach § 20 MStV ist die „Verantwortliche“ diejenige, von der jedermann eine Gegendarstellung bei (vermeintlich) falschen Tatsachenbehauptungen in Ihrem Newsletter verlangen kann. Dieses Recht und Ihre Pflichten sind gesetzlich verbrieft. Die „Verantwortliche“ muss sie kennen, ausführen und dafür gerade stehen.

Eine Checkliste: Gilt für Ihren Newsletter die Pflicht zum erweiterten Impressum?

Es ist eine unglückliche Phrase, die sich vor Jahrzehnten im deutschen Medienrecht eingenistet hat. Der MStV-Rechtsbegriff „journalistisch-redaktionell gestaltete Angebote“ hat schon viele Leute in die Irre geführt. Denn wer sich nicht als Journalist einstuft, könnte folgern, er sei nicht gemeint.

Falsch! In vielen Gerichtsverfahren und Fachgutachten hat sich ein Konsens entwickelt: Es kommt nicht darauf an, wer der Anbieter ist, sondern was das Angebot ist.

• Es kommt nicht auf die innere Absicht des Anbieters an, sondern welche publizistische Ausrichtung und Wirkung nach objektiven Kriterien bestimmbar ist.
• Es kommt nicht darauf an, ob die redaktionell Tätigen sich als Journalisten verstehen, sondern dass die publizistische Wirkung mit journalistischen Mitteln erzielt wird. (Auch die staatliche Öffentlichkeitsarbeit bedient sich dieser Mittel.)
• Es kommt nicht auf eine möglichst breite Öffentlichkeit an, sondern eine publizistische Wirkung mit Zuschnitt auf enge Zielgruppen ist möglich.

Der Teilbegriff journalistisch bezieht sich auf Handlungslogiken und Arbeitsweisen. Der Begriff redaktionell meint sowohl die Arbeitsweise als auch die Organisation.

Aus Urteilen und Fachaufsätzen ist ein juristischer Kriterien-Katalog für die Einstufung als „journalistisch-redaktionell gestaltet“ entstanden. Man kann diese Kriterien in eine Checkliste verwandeln. Wenn die folgenden Merkmale überwiegend zutreffen, benötigen Sie zwingend das erweiterte Impressum.

1. Die Arbeitsweise (Wer macht es wie?)

• Planvolle Erstellung: Inhalte entstehen durch gezieltes Texten und Gestalten durch Personen (Redaktion), nicht automatisch durch Algorithmen oder den Zufall spontaner Nutzereingaben (User-Generated Content).
• Organisatorisch verfestige Redaktion: Der Inhalt wird regelmäßig durch einen festen Personenkreis, egal wie klein, produziert.
• Prüfung: Texte werden vor der Veröffentlichung auf Richtigkeit, Qualität und rechtliche Fallstricke geprüft.
• Einheitliches Design: Die Ausspielung folgt festen formalen Richtlinien und hat ein dauerhaftes Layout.
• Periodizität: Der Inhalt erscheint regelmäßig oder wird kontinuierlich ergänz / aktualisiert.

2. Der Inhalt (Was steht drin?)

• Mehr als Selbstdarstellung: Sie bieten Sachthemen, Nachrichten oder Fachartikel an, dabei werden Informationen externer Quellen genutzt, verarbeitete und weitergegeben.
• Journalistische Aufbereitung: Informationen werden recherchiert, ausgewählt, gewichtet, interpretiert und für die Zielgruppe mediengerecht zusammengestellt.
• Faktizität: Fokus auf Tatsachen und der Vermittlung von aktuellem Wissen.
• Aktualität: Fokus auf Neues und gegenwärtig Bedeutsames durch Auswahl und Platzierung, zeitnahe Wieder- und Weitergabe.
• Universalität: umfasst unterschiedliche Themen und Formate, spricht in Breite & Tiefe an.
• Gliederung & Ordnung: Der Inhalt wird durch Überschriften, Themengebiete, Rubriken u. a. sortiert und bietet Navigations- und Orientierungshilfen.

3. Die Wirkung & Absicht (Was soll erreicht werden?)

• Information, nicht Verkauf: Inhalt wendet sich an eine Öffentlichkeit, um sie vorrangig zu informieren, nicht für einen wirtschaftlichen oder privaten Zweck.
• Öffentliche Meinungsbildung / publizistische Zielsetzung: Der Inhalt soll bei den Empfängern Ansichten und Urteile zu politischen, gesellschaftlichen oder fachlichen Themen beeinflussen.
• Auswahl nach Bedeutung: Die Inhalte werden nach ihrer gesellschaftlichen Relevanz ausgewählt.
• Publizität: Die Inhalte sind dem Prinzip nach allgemein zugänglich und erreichen tatsächlich eine größenmäßig relevante Öffentlichkeit.

Literaturhinweise

Diesem Artikel liegt eine größere Ausarbeitung für die Bildungsportal-Chefredaktion vom Juni 2025 zugrunde.

Ausgewertete wesentliche Urteile

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VG Berlin, 23. Juni 2017, VG 27 L 295.17 [openJur 2020, 35730]

BayVerwG München, 17. Dez. 2015, M 17 K 14.4369 [openJur 2019, 41153]

OVG Berlin-Brandenburg, 13. Aug. 2014, OVG 11 S 15.14 [openJur 2014, 18691]

OVG Greifswald, 8. März 2013, 2 M 2/13 [openJur 2013, 20818]

OLG Bremen, 14. Januar 2011, 2 U 115/10 [openJur 2011, 13518]

Ausgewertetes Schrifttum

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Deutscher Bundestag, Wissenschaftliche Dienste (2023). Ausarbeitung Erweiterte Impressumspflicht nach Medienstaatsvertrag. WD 10 – 3000 – 035/22. [PDF]

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Held, Thorsten / Ingold, Albert (2024), a. a. O.; Gersdorf, Hubertus / Paal, Boris (2021). „MStV § 30“ in: Dies., Informations- und Medienrecht. Kommentar. 2. Aufl. München: C. H. Beck. [Beck Online]

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Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Die Informationen sind allgemeiner Natur und beruhen auf einer Auswertung wissenschaftlicher und medienrechtlicher Darstellungen sowie allgemeiner Rechtsnormen. Der Artikel bewertet keinen individuellen Fall. Bei konkreten Rechtsproblemen konsultieren Sie Ihre Rechtsabteilung.

Bildnachweis: Cartoon erstellt mit KI-Bildgenerator Gemini Nano Banana 2.